Jouw gegevens zijn geen handelswaar.

1. Wie is verantwoordelijk?

Welkebackoffice.nl is voor de website, de Backoffice Match, de tools en de bijbehorende contact- en partnerflows verantwoordelijk voor persoonsgegevens voor zover Welkebackoffice.nl het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

Privacyvragen of verzoeken kun je sturen naar info@welkebackoffice.nl. Je kunt ons ook bereiken via 0228 796088.

2. Welke gegevens verwerken we?

Dat hangt af van wat je op de website doet. We kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:

• Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht.
• Nieuwsbriefgegevens: e-mailadres, eventuele naam en bedrijfsnaam, opgegeven rol, inschrijfbron, de vastgelegde toestemmingsversie en datum van aanvraag, bevestiging en eventuele afmelding. Deze inschrijvingen worden beheerd in een beveiligde database en als verantwoordingsinformatie in het WBO-werkbestand opgenomen.
• Match- en toolgegevens: antwoorden die je invult in de Backoffice Match, WTTA-tools, factorcalculator, offertechecker en andere keuze- of controlet tools, plus de bijbehorende uitkomst of context.
• Whitepaper-aanvragen: het opgegeven e-mailadres registreren wij bij de aanvraag van de direct downloadbare whitepaper. We gebruiken deze aanvraaggegevens niet voor marketing zonder afzonderlijke, vrijwillige toestemming. Alleen als je de aparte checkbox aanvinkt én je inschrijving daarna per e-mail bevestigt, ontvang je maximaal twee keer per maand WTTA-updates of nieuwe controles.
• WTTA-rapporten: het opgegeven e-mailadres en de antwoorden die nodig zijn om het gevraagde rapport op te stellen en per e-mail toe te sturen. Een eventuele marketinginschrijving vragen we afzonderlijk, vrijwillig en zonder vooraf aangevinkt vakje.
• Toolgebruik: anonieme tellers voor het starten en afronden van tools, zonder e-mailadres, individuele cookie-identiteit of browserfingerprint. Is een e-mailadres vrijwillig ingevuld bij een aanvraag, dan registreren we de bijbehorende aanvraag afzonderlijk.
• ZZP-partnercheck: sector, verwacht aantal zelfstandigen, gewenste dienstverlening, naam en e-mailadres om jouw persoonlijke partneraanvraag te beoordelen en erop te reageren. De aanvraag wordt niet automatisch aan leveranciers verstrekt.
• Documenten of toelichting: informatie die je zelf meestuurt wanneer je vraagt om een beoordeling of doorlichting. Bij de offertecheck kun je maximaal drie PDF-offertes meesturen. We verwerken de bestanden uitsluitend om ze veilig te ontvangen, op te slaan en persoonlijk te laten beoordelen.
• Partnerportaalgegevens: gegevens van aangesloten backofficepartijen, contactpersonen, profielinformatie, leadstatus, afspraken en portaalactiviteit voor zover die nodig is voor de samenwerking.
• Technische gegevens: gegevens die nodig zijn om de website veilig te laten werken, zoals verzoekinformatie, sessie- en beveiligingsgegevens. De site gebruikt daarnaast functionele browseropslag voor bepaalde tools.

3. Wanneer ontvangen we jouw gegevens?

De meeste informatie ontvangen we rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je een formulier invult, een rapport ontgrendelt, contact opneemt, een tool laat controleren of toestemming geeft voor een vervolgstap. De Backoffice Match en diverse calculators kunnen eerst zonder contactgegevens worden doorlopen.

4. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

• om jouw vraag, match, rapport, controle of adviesverzoek uit te voeren en erop te reageren;
• om een door jou gevraagde introductie of offerte-uitvraag bij passende partners te organiseren;
• om het partnerportaal en de samenwerking met aangesloten dienstverleners uit te voeren;
• om misbruik te voorkomen, de website te beveiligen en technische fouten te onderzoeken;
• om administratie en afspraken correct vast te leggen wanneer een klant- of partnerrelatie ontstaat;
• om na jouw aparte toestemming en bevestiging per e-mail de WBO FlexRadar met praktische informatie over WTTA, cao, beloning, kosten, tools en soms relevante WBO-diensten te sturen; je kunt je altijd afmelden;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons van toepassing zijn.

Afhankelijk van de situatie baseren we een verwerking op jouw verzoek of overeenkomst, een gerechtvaardigd belang, een wettelijke verplichting of jouw toestemming. Waar toestemming nodig is, kun je die weer intrekken.

5. Delen met backofficepartners

Een ingevulde Backoffice Match wordt niet automatisch als losse leadlijst naar leveranciers doorgestuurd. Wanneer de actuele flow vraagt om een partnerintroductie, delen we persoonsgegevens alleen nadat daar een duidelijke grondslag of toestemming voor bestaat. Als de website expliciet vermeldt dat gegevens met maximaal drie geselecteerde partners mogen worden gedeeld, geldt die grens voor die betreffende aanvraag.

Een commerciële vergoeding van een partner mag de matchlogica niet bepalen. Meer daarover lees je op Over ons.

6. Met welke andere partijen delen we gegevens?

Voor hosting, websitefunctionaliteit, e-mail, opslag en technische ondersteuning gebruiken we dienstverleners. Zij ontvangen alleen gegevens voor zover dat nodig is om hun dienst uit te voeren. Infinity Online levert de technische website- en automatiseringslaag voor Welkebackoffice.nl. Waar een externe partij zelfstandig het doel en de middelen van een verwerking bepaalt, kan die partij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

We verkopen persoonsgegevens niet als losse handelswaar.

7. Bewaartermijnen

Gegevens van een losse aanvraag of lead bewaren we niet langer dan nodig voor opvolging en in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij er een klant- of partnerrelatie ontstaat, je eerder om verwijdering vraagt of een wettelijke verplichting een andere termijn vereist.

Administratieve gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren we zolang die verplichting geldt. Partner- en contractgegevens kunnen worden bewaard zolang de samenwerking loopt en daarna zolang dat redelijkerwijs nodig is voor administratie, afspraken, claims of wettelijke verplichtingen.

Offertedocumenten: geüploade PDF's staan in afgeschermde bestandsopslag en worden daar uiterlijk 90 dagen na ontvangst gewist. De offerteaanvraag en contactgegevens volgen de bewaartermijnen voor leads hierboven. Documenten die ter behandeling aan de WBO-contactpersonen per e-mail zijn toegestuurd, vallen onder de zakelijke correspondentie en de bijbehorende bewaartermijn. De bestanden worden niet openbaar gepubliceerd.

8. Browseropslag, cookies en Google Analytics

De website gebruikt functionele opslag om bepaalde tools goed te laten werken. Zo kan de WTTA-tool voortgang lokaal op je apparaat onthouden en kan de factorcalculator tijdelijk context binnen je browsersessie bewaren. Het partnerportaal gebruikt een beveiligde sessiecookie voor ingelogde gebruikers.

Daarnaast gebruikt Welkebackoffice.nl Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en tools. Deze statistiekendienst wordt alleen geladen nadat je afzonderlijk toestemming geeft voor statistieken. Met jouw toestemming kunnen gegevens worden verwerkt over bijvoorbeeld bezochte pagina’s, interacties, apparaat- en browserinformatie, verwijzende bron en globale locatiegegevens die uit technische verzoekinformatie kunnen worden afgeleid. We gebruiken deze meetinformatie om de website, inhoud en gebruikersstromen te verbeteren.

Zonder statistiekentoestemming laden we Google Analytics niet. Je kunt jouw cookievoorkeur later via de voettekst wijzigen. Nieuwsbriefinschrijving staat volledig los van je cookiekeuze en vereist een apart vinkje en bevestiging per e-mail. Meer details en de overige functionele opslag staan in de cookieverklaring.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan versleutelde verbindingen, beperkte toegang, beveiligde sessies en het beperken van gegevens tot wat de betreffende flow nodig heeft. Geen enkele online verwerking is volledig risicoloos; daarom houden we de hoeveelheid persoonsgegevens zo beperkt mogelijk.

10. Geautomatiseerde uitkomsten

Onze tools kunnen automatisch berekeningen, signalen of een matchvoorstel genereren op basis van jouw invoer. Dat is een keuzehulp en geen besluit met juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. De inhoud van via de offerte-upload aangeleverde offertes wordt niet automatisch met AI gelezen, beoordeeld of gerangschikt. Deze documenten worden persoonlijk door ons team bekeken. Bij andere tools kan een menselijke controle onderdeel zijn van de opvolging.

11. Jouw rechten

Je kunt, voor zover de privacywetgeving dat toelaat, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdracht van jouw gegevens of bezwaar tegen een verwerking. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die intrekken. Stuur je verzoek naar info@welkebackoffice.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om zeker te weten dat het verzoek van de juiste persoon komt.

Ben je niet tevreden over hoe we met privacy omgaan, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Als de website, tools, partners of gegevensstromen wezenlijk veranderen, passen we dit privacystatement aan. De datum bovenaan laat zien wanneer deze versie voor het laatst is bijgewerkt.